به دست آوردن ایده‌های جدید و آموختن تجربیات دیگران از دل این کنفرانس‌ها بسیار ارزشمند است ولی در واقع ارزشمند‌ترین و مهم‌ترین دارایی موجود در هر کنفرانس اشخاصی هستند که شما می‌توانید در طی یک کنفرانس با ایشان ملاقات کنید و ارتباطی اثربخش را با آنها برقرار سازید.
۱ – پیش از شروع کنفرانس در خصوص سخنرانان و افراد شرکت‌کننده تحقیق کرده و اطلاعاتی از ایشان به دست آورید:
سعی کنید یک یا دو هفته قبل از آغاز هر کنفرانس نگاهی به لیست اسامی سخنرانان بیندازید. همچنین اگر به اسامی افراد شرکت‌کننده نیز دسترسی داشتید بد نیست که آن لیست را هم چک کنید. در خصوص کسانی که می‌خواهید حتما با ایشان ملاقاتی داشته باشید اطلاعات بیشتری به دست آورید و از طریق ایمیل و شبکه‌های اجتماعی تماسی با آنها برقرار کنید. در طی این فعالیت‌ها سعی کنید دریابید که چگونه می‌توانید واقعا به ایشان کمک کنید و سپس آمادگی خود را برای کمک به آنها اطلاع دهید. تلاش كنيد در طی بازه زمانی کنفرانس فرصت ۱۰-۱۵ دقیقه‌ای را برای نوشیدن چای یا قهوه با آنها هماهنگ کنید و با این روش از گرفتار شدن در میان انبوه جمعیت جهت صحبت کردن با آنها خلاص شوید.
2 – از رسانه‌های اجتماعی جهت برقراری ارتباط و ایجاد تعامل اولیه بهره ببرید:
حقیقت این است که در طول برگزاری یک کنفرانس شما بیش از هر چیز علاقه‌مند هستید تا با سخنرانان ملاقات کنید.اما این دقیقا همان چیزی است که دیگران نیز به دنبال آن هستند.
یکی از بهترین روش‌ها برای جلب توجه سخنرانان این است که قبل از برگزاری کنفرانس از طریق شبکه های اجتماعی با آن شخص ارتباط برقرار کنید. شما می‌توانید قبل یا در حین برگزاری سمینار پیام خوشامدگویی صمیمانه‌ای برای او بفرستید. معمولا بعد از این مرحله می توانید با ارسال یک پیام خصوصی از فرد مورد نظر درخواست یک نشست کوتاه کنید و به این ترتیب دیگر نیازی نخواهد بود که پس از سخنرانی، در میان انبوه جمعیت برای ۲ ثانیه صحبت نا‌مفهوم و بی‌فایده تلاش کنید.
۳ – با بیرون آمدن از سالن اصلی در سالن‌های پذیرایی و استراحت حضور بیابید:
در صورتی‌که شما به دنبال ملاقات با افرادی مشخص باشید؛ همان‌قدر که محتوای آموزشی یک کنفرانس می‌تواند برایتان ارزشمند باشد؛ حضور پیدا کردن در نمایشگاه‌های جانبی یا سالن‌های استراحت و پذیرایی هم می‌تواند سودمند و حتی ارزشمند‌تر باشد.
در این چنین محل‌هایی شما زمان بیشتری را برای ملاقات با افراد گوناگون خواهید داشت.به عنوان مثال این‌گونه محل‌ها بهترین فرصت برای برخورد با سخنرانانی است که تازه به محل کنفرانس آمده‌اند یا شرکت‌‌کنندگانی که برای برقراری تماس تلفنی از سالن اصلی خارج شده‌اند یا اسپانسرهایی که می‌توانند شریک تجاری شما در آینده باشند.
۴ – توزیع کارت‌های ویزیت خود را فراموش کنید؛سعی کنید تا کارت‌های ویزیت دیگران را بگیرید.
همواره ذهنیت سنتی در هنگام رفتن به کنفرانس‌ها همراه بردن تعداد زیادی کارت ویزیت برای توزیع آنها و دادن کارت‌ها به کسانی است که ملاقات می‌کنیم.من هم همیشه کارت‌های ویزیت خودم را همراه دارم ولی ارتباطات و ملاقات‌های خودم را مدیریت می‌نمایم و به دنبال این هستم تا بیشتر در تلاش برای به‌دست آوردن کارت‌های ویزیت و اطلاعات تماس از افرادی باشم که از قبل مایل به ملاقات با ایشان بوده‌ام.سپس تلاش می‌کنم تا پس از اتمام کنفرانس یا حتی در همان روز‌های برقراری کنفرانس با ایشان از طریق Linkedin تماس برقرار نمایم. همواره بايد اولین تقاضای برقراری ارتباط خود را به همراه پیامی شخصی برای اشخاص ارسال کنید.
۵ – از افراد سوالاتی معنادار و غیرکلیشه‌ای بپرسید.
همه می‌پرسند: شما اهل کجا هستید؟در کجا مشغول به کارید؟ و سوالاتی از این قبیل. لری بنت به من یاد داد تا برای آغاز گفت‌وگو از افراد پرسش‌های بهتری را مطرح كنم. نظیر اینکه: چه چیزی شما را بیشتر تحت تاثیر خود قرار می‌دهد؟ دیدگاه‌های کدام موسسه خیریه بیشتر باب میل شما است؟ یا در طی این کنفرانس مایلید با چه کسانی ارتباط برقرار كنيد؟
به این شیوه افراد در خصوص مسائلی که واقعا به آن اهمیت می‌دهند با شما صحبت می کنند و شما می‌توانید به سرعت رابطه‌ای عمیق را با ایشان ایجاد سازید. در همین حال فراموش نکنید که مهم‌ترین پرسشی که شما می‌توانید از فردی بپرسید این است که چگونه می‌توانید به او کمک کنید.در هنگام طرح این‌گونه سوالات با دقت به پاسخ‌های فرد مورد نظر گوش فرا دهید و خود را صادقانه مشتاق شنیدن جواب‌های ایشان نشان دهید. این امر باعث می‌شود تا شما از بقیه متفاوت باشید.
راز موفقیت در ایجاد ارتباطات موثر در کنفرانس‌ها
